Koninklijke Harmonie Verbroedering Vorselaar

Koninklijke Harmonie Verbroedering Vorselaar

53 muzikanten, 2 vaandeldragers, 1 dirigent en 8 bestuursleden

Evenementen

Evenementen

overzicht voorbije evenementen

Nieuwjaarsconcert 2018

Nieuwjaarsconcert 2018

met Günther Neefs

Agenda

Agenda

Overzicht komende evenementen

Jeugd Harmonie

Jeugd Harmonie

in samenwerking met de Stedelijke Academie voor Muziek, Woord en Dans Herentals

 

Privacy

PRIVACYVERKLARING

KONINKLIJKE HARMONIE VERBROEDERING VORSELAAR VZW

Identiteit organisatie:

Koninklijke Harmonie Verbroedering Vorselaar vzw, hierna Harmonie Vorselaar genoemd

Groenstraat 46,  2290 Vorselaar 
Contactpersoon: Jef Moorkens, 0497/37.35.13

Algemeen

Harmonie Vorselaar hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonie Vorselaar houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
  • er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt Harmonie Vorselaar  en voor welk doel.

Zoals opgenomen in de statuten van 10/01/2012, stelt de vereniging zich tot doel, met uitsluiting van enig winstoogmerk, het gewetensvol en in vriendschap beoefenen van muziek door het samenbrengen van muzikanten en het samen concerteren. 

Naast deze muzikale doelstelling zal de vereniging ook activiteiten voor haar leden organiseren die passen in het socio-culturele leven van Vorselaar.

Ieder lid zal alle mogelijke inspanningen leveren om het doel van de muziekmaatschappij te bewerkstelligen of te bevorderen.

Om haar doel optimaal na te streven, dient Harmonie Vorselaar een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.


Mensen en organisaties zijn aangesloten bij Harmonie Vorselaar als spelend lid of steunend lid, vrijwilliger of sponsor. Harmonie Vorselaar registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, rekeningnummer, leeftijd, geslacht, e-mailadres, gsm-nummer, instrument) van haar leden in een gesloten database, waar haar bestuursleden de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het voorzien van de verzekering, bijhouden van facturatie (lidgeld, sponsorgeld, inschrijvingsgeld), het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing, en belangrijke informatie zoals agenda en informatie ivm activiteiten), het versturen van het ledenmagazine.

Deskundigen, zoals de dirigent, zijn aangesloten bij Harmonie Vorselaar via een aanvraagprocedure. De gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, rekeningnummer, e-mailadres gsm-nummer) van de deskundigen worden ook bewaard in de database. Op die manier kunnen de bestuursleden van Harmonie Vorselaar de deskundige contacteren en vergoeden voor het uitvoeren van een specifieke opdracht. 

Aangezien Harmonie Vorselaar een vzw is, bewaart zij ook de gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rekeningnummer, rijksregisternummer) van haar bestuurders en van de leden van de algemene vergadering (e.g. spelende leden). Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet1). Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database. 

Ook van andere andere verenigingen, of personen waarmee wordt samengewerkt voor activiteiten van de harmonie (bevriende muziekmaatschappijen, muziekschool, Cultuurraad Vorselaar, deelnemers aan de CD- en vinylplatenbeurs, enz.) worden namen van contactpersonen, e-mailadres en eventueel gsm-nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne server voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

Personeel

Niet van toepassing

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

Gegevens leden en vrijwilligers

Harmonie Vorselaar verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang of onderlinge toestemming (via een toestemmingsformulier). Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen.

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich hiervoor ten alle tijden uitschrijven. Voor het ontvangen van direct marketing mails wordt om een uitdrukkelijke toestemming gevraagd.

Geanonimiseerde gegevens (geslacht, leeftijd, gemeente) worden verwerkt voor jaarlijkse analyse teneinde een beeld te schetsen van de Vlaamse amateurmuziek.

De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is en nadien nog 10 jaar bewaard in het archief maar kunnen op vraag van de betrokkene verwijderd worden.

Gegevens deskundigen

Harmonie Vorselaar verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang. Indien een deskundige opdrachten van Harmonie Vorselaar wenst te ontvangen dient hij/zij bepaalde gegevens door te geven teneinde gecontacteerd en vergoed te worden. Dit is dus een noodzakelijke voorwaarde. De gegevens worden verkregen van de betrokkene zelf en kunnen op dezelfde manier verwijderd worden.

Gegevens bestuurders en leden van de Algemene Vergadering

Harmonie Vorselaar verzamelt en verwerkt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting2 en vanwege een gerechtvaardigd belang; het bestuur van Harmonie Vorselaar dient haar leden op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via financiële rapporten,…). Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt bewaard bij het bestuur van Harmonie Vorselaar en de directie van Vlamo.

Personeel

Niet van toepassing

Andere (perscontacten,…)

Harmonie Vorselaar houdt lijsten bij van contactpersonen van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.

Cookies

Indien iemand de website van Harmonie Vorselaar vzw bezoekt, maakt Harmonie Vorselaar momenteel geen gebruik van Google Analytics om door middel van analytische cookies het surfgedrag na te gaan. Dankzij deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en kunnen wij onze website blijven afstemmen op de gebruikers voor een betere gebruikservaring. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Het enige wat bij de acceptatie van cookies meegestuurd wordt, is het IP adres van de bezoeker. U kan de cookies ook weigeren door op de balk, onderaan de website, op ‘neen’ te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden, deskundigen en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving die enkel toegankelijk is voor bestuursleden. Deze worden daar geregistreerd door een bestuurslid. Bestanden die persoonsgegevens bevatten worden extra beveiligd met een wachtwoord.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van gegevensopslag (cloud hosting); 
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (email hosting);
  • het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;
  • het verkrijgen van subsidies via gemeente Vorselaar, of betreffende andere overheden
  • het stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden van alle mensen die actief zijn in de amateurmuziekwereld via Vlamo vzw

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, of in het kader van de organisatie van het Samenspel via de muziekschool van Herentals en Herenthout.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

  • Alle personen die namens Harmonie Vorselaar vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
  • Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. 

Wijziging privacy statement

Harmonie Vorselaar vzw kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.  Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

1 Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921. Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen. Ingrijpend gewijzigd door de hoofdstukken I en II van de Wet van 2 mei 2002 en volledig gecoördineerd met inbegrip van alle latere wetswijzigingen tot en met januari 2017